Twoje ERP, CRM i skrzynki zostają. Dokładam do nich agentów AI, którzy przejmują powtarzalną pracę
Od siedemnastu lat prowadzę własne firmy IT i przez większość tych lat sam odpowiadałem w nich za sprzedaż i marketing. Zanim zaproponowałem agentów komukolwiek, oddałem im część własnej pracy. Najstarszy działa bez przerwy od ponad roku, więc wiem, co się w nich psuje i jak budować, żeby działali po moim wyjściu.
pawel@shiftworks:~$
czas 60% dnia biurowego pochłania szukanie informacji i przełączanie okien, według badania Asany
pytania zarządu każde wymaga naraz planu, pieniędzy i dowodu z trzech różnych systemów
co nadchodzi za dwa lata każdy dostawca IT dołoży Ci asystenta i każdy powie co innego
halucynacje modele zmyślają tam, gdzie wolno im pisać bez źródeł
// kto to buduje
Paweł Szewczyk. Od ponad siedemnastu lat prowadzę dwie założone przez siebie firmy IT, platformę e-commerce, na której sprzedają duże marki i software house. Przez większość tych lat odpowiadałem w nich za sprzedaż i marketing, a moim codziennym otoczeniem były sklepy internetowe i dystrybutorzy B2B. Wiem, jak te działy wyglądają od środka i co w nich naprawdę da się zautomatyzować.
17
lat prowadzenia własnych firm IT
12
agentów pracujących w produkcji całą dobę
4
domeny wiedzy pokryte metodą bez halucynacji
// dla kogo?
Cztery obszary, w których automatyzacja zwraca się najszybciej
Sprzedaż
Handlowcy przepisują dane do CRM zamiast sprzedawać, leady stygną godzinami, a prognoza sprzedaży opiera się na wpisach, których nikt nie robi.
- Zapytanie z formularza dostaje kwalifikację i pierwszą odpowiedź, zanim handlowiec skończy poprzednią rozmowę
- Notatki, zadania i wpisy w CRM powstają z nagrania rozmowy, nie z pamięci handlowca wieczorem, więc prognoza przestaje być fikcją
- Oferta obiecana we wtorek pilnuje się sama, a sprawy, które ucichły, wracają na listę z powodem ciszy
Marketing
Narzędzia AI są, procesu nie ma. Treści powstają wolno, a te szybkie brzmią jak wygenerowane i nikt nie mierzy, czy przynoszą zapytania.
- Karta produktu, wpis i post powstają z dokumentacji firmy, a bramka stylu zatrzymuje wszystko, co brzmi jak broszura
- Godzinne nagranie webinaru wraca tego samego dnia jako transkrypcja, artykuł i seria postów do zatwierdzenia
- Poniedziałkowy raport wskazuje frazy i kampanie, które przyniosły zapytania, zamiast tabeli odsłon
Obsługa klienta
Klienci piszą wieczorami i w weekendy, a zespół boi się oddać rozmowę AI, które może wprowadzić klienta w błąd.
- Agent odpowiada na powtarzalne sprawy, wątpliwe przygotowuje do zatwierdzenia przez człowieka
- Wiadomość klienta zakłada sprawę z kartoteką i jest pilnowana aż do zamknięcia, także w weekend
- Poprawki zespołu wracają do bazy wiedzy, więc ta sama pomyłka nie trafia do klienta drugi raz
Zarząd i właściciel
Odpowiedź na pytanie o marżę klienta albo zaległą fakturę krąży dziś między czterema osobami z trzech działów i wraca po dwóch dniach, niepełna.
- Jedno pytanie łączy plan, pieniądze i dowód, czyli co zrobiliśmy, ile na tym stoimy i czy mamy na to papier
- Zamiast obiegu przez kilka osób i kilka dni odpowiedź wraca w pół minuty, a przy każdej liczbie widać, z którego systemu pochodzi
- Ryzyka widać zawczasu, od terminów umów po dostawcę, któremu zmienił się numer konta tuż przed płatnością, a decyzja sprzed pół roku wraca jednym pytaniem
> Pracuję z firmami 20-100 osób z Katowic, Gliwic, Górnego Śląska i Zagłębia, najchętniej z takimi, które żyją ze sprzedaży. Warunek jest jeden. Zespół otwarty na zmianę.
// metoda
Wiemy, że trzeba. Nie wiemy, od czego zacząć.
To jest dokładnie ta część, którą mam przećwiczoną na własnych wdrożeniach. Gdzie zacząć, co zgromadzić, co zintegrować i jak uruchomić pracę z agentami tak, żeby działała po moim wyjściu.
-
01
Gdzie zacząć?
Zaczynam od rozmowy z zarządem o tym, co uwiera i co ma się zmienić. Potem przegląd procesów i wybór jednego, od którego zaczynamy, zamiast wszystkiego naraz.
-
02
Co zgromadzić?
Dane i wiedza firmy uporządkowane tak, żeby AI nie zmyślało. Każda odpowiedź agenta ma mieć źródło.
-
03
Co zintegrować?
CRM, skrzynki, komunikatory, dokumenty. Agent pracuje tam, gdzie pracuje zespół, a nie w osobnej zakładce.
-
04
Jak ruszyć i utrzymać?
Pilot równolegle do starego procesu, mierzone wyniki, monitoring. Na końcu przekazuję działającego agenta zespołowi, który umie go prowadzić.
> Efekt końcowy to agent w produkcji i zespół, który umie go prowadzić. Zobacz katalog procesów z realnego wdrożenia.
// usługi
Kolejny etap kupujesz po wynikach poprzedniego
Każdy etap kończy się czymś, co można obejrzeć i zmierzyć. Mapą procesów, działającym pilotem, agentem w produkcji. Żadnych rocznych programów transformacji płaconych z góry.
Warsztat dla zarządu
Dzień z zarządem na Waszych procesach i liczbach. Kończy się listą automatyzacji w kolejności, w której warto je brać i zasadami używania AI, zanim ktoś wklei umowę do publicznego czatu.
wybrany pierwszy proces do automatyzacji
Przegląd gotowości AI
Wywiady z działami oraz inwentarz systemów, danych i uprawnień. Wynik to mapa procesów w realistycznej kolejności i osobna lista tego, czego nie ruszać, bo się nie zwróci.
mapa procesów z kolejnością
Pilot
Jeden proces działa równolegle ze starym torem, na tych samych sprawach. Agent ma spisane granice i dziennik każdej decyzji. O wdrożeniu rozstrzyga porównanie, nie wrażenie.
porównanie ze starym torem
Wdrożenie
Integracje z CRM, pocztą i systemem zgłoszeń, baza wiedzy ze źródłem przy każdej odpowiedzi i monitoring, który sam melduje problemy. Zespół uczy się agenta w trakcie budowy.
agent w produkcji z monitoringiem
Opieka
Miesięczny przegląd metryk i rachunku za modele, nowe automatyzacje, testy tańszych modeli na realnych sprawach, zanim zmiana stanie się koniecznością. Automatyzacja melduje się sama, ja odpowiadam za to, co melduje.
metryki i koszty pod kontrolą
Audyt kosztów AI
Rozkładam rachunek za AI na zadania i modele. Widać, które zadania przepłacają, gdzie pętle mielą budżet i co zwraca puste wyniki, choć nie rzuca błędów.
wynik w złotówkach
// zasada
Zanim cokolwiek zaproponuję Twojej firmie, testuję to na własnej.
// dowody
Wdrożenia, które możesz obejrzeć w działaniu
Wszystko poniżej działa w produkcji, u realnych użytkowników. Klientów opisuję typem firmy, nie logo, bo tak umawiam się z każdym.
Pracownik AI firmy usługowej
Odpowiada klientom na komunikatorze, prowadzi kartoteki i dokumenty, raportuje. Codziennie, z monitoringiem, który sam wykrywa i zamyka problemy.
> Baza pod automatyzację obsługi klienta i obiegu dokumentów.
zobacz wdrożenie z bliskaBaza wiedzy, która nie zmyśla
Wiedza firmy budowana ze źródeł z twardą zasadą, że każda teza ma dowód. Automatyczny sędzia sprawdza zgodność, sporne dane rozstrzyga drabinka dowodowa.
> Fundament pod każdego agenta, który rozmawia z klientem.
zobacz wdrożenie z bliskaMonitoring rynku z wyceną
Agent zbiera oferty, czyta dokumenty, wycenia pozycje i publikuje wyniki do aplikacji. Sygnał okazji zwalidowany na tysiącach realnych transakcji.
> Wiedza o rynku i cenach bez analityka na etacie.
zobacz wdrożenie z bliskaCentrala powiadomień
Każdy monitor i raport idzie przez jedną kolejkę. Szum trafia do dziennego podsumowania, alarmy dostają diagnozę, czysty przebieg sam zamyka sprawę.
> Automatyzacja, która sama pilnuje, czy działa.
zobacz wdrożenie z bliskaKontrola kosztów AI
Każde zadanie ma przypisany najtańszy model, który daje wymaganą jakość. Marnotrawstwo wykrywane i wycinane, zmiana modelu to jeden wpis w konfiguracji.
> Rachunek za AI przewidywalny jak abonament.
zobacz wdrożenie z bliskaAsystent zarządu
Czyta i pisze maile, zarządza kalendarzem, przeszukuje całą wiedzę firmy naraz, wyszukuje i sprawdza informacje z bramkami przeciw zmyślaniu. Odpowiada w sekundy, o każdej porze.
> Zarząd załatwia sprawy jedną wiadomością.
zobacz wdrożenie z bliska// filozofia
Trzy rzeczy, które robię odwrotnie niż rynek
Budujesz majątek, nie płacisz czynszu
rynek
Automatyzacja w abonamencie. Po rozstaniu z dostawcą zostaje faktura i eksport danych, którego nikt nie umie otworzyć.
u mnie
Buduję narzędzia, które są własnością firmy, pracują na jej danych i nie drożeją, gdy dostawca podniesie cennik. Bywa, że zaczynamy od listy subskrypcji do wypowiedzenia.
Kompetencja zostaje w zespole
rynek
Odbiór projektu, instrukcja i dwie godziny prezentacji. Pół roku później nikt nie pamięta, jak to działa, a każda zmiana wymaga zlecenia.
u mnie
Ludzie pracują z agentem od pierwszego tygodnia budowy i sami zgłaszają, co ma robić inaczej. Buduję tak, żeby po projekcie nie być potrzebnym do codzienności.
Nie wymieniam tego, co działa
rynek
Oferta zaczyna się od wymiany ERP albo CRM, bo na wdrożeniu nowego zarabia się najlepiej.
u mnie
Twoje ERP, CRM i magazyn zostają. Agent jest warstwą nad nimi, czyta z nich i dopisuje tylko tam, gdzie dostał prawo. Firmy tonące w ofertach na wymianę wszystkiego zwykle potrzebują połączenia tego, co już mają.
> Wszystkie trzy zasady wynikają z tego, jak sam prowadzę firmy od siedemnastu lat.
// nowa kompetencja
Praca z agentem stanie się tym, czym dziś jest arkusz kalkulacyjny
Trzydzieści lat temu arkusz kalkulacyjny przestał być narzędziem księgowych i stał się językiem, w którym firmy myślą o liczbach. Z pracą agentową dzieje się to samo, tylko szybciej. Opisujesz zadanie zdaniem, patrzysz, jak agent je wykonuje, poprawiasz kolejnym zdaniem. Uczę tego handlowców, marketingowców i członków zarządu, a jak ta sama zmiana wygląda z perspektywy właściciela, opisuję na stronie dla zarządu.
Jedna rozmowa zamiast dziesięciu paneli
Pracownik opisuje zadanie własnymi słowami, a agent łączy pocztę, pliki, arkusze i systemy firmy, wykonuje kroki i pokazuje, co zrobił. Poprawkę wprowadza się kolejnym zdaniem, nie szukaniem ustawienia w kolejnym narzędziu.
Opisany proces zostaje w firmie
Zadanie wykonane raz z agentem staje się procedurą, którą agent powtarza na żądanie. Wiedza o tym, jak się u Was pracuje, przestaje żyć wyłącznie w głowach i zaczyna być majątkiem firmy.
Przewaga przechodzi na tych, którzy prowadzą
Gdy powtarzalną część przejmuje agent, wartość człowieka przesuwa się tam, gdzie automat nie sięga. Do rozumienia procesu, wyznaczania granic i oceny wyniku. Ludzie, którzy to potrafią, nie konkurują z AI o pracę. Oni ją rozdzielają.
// mówię wprost
01
Okno czatu to nie jest praca z AI
Czat podpowie treść maila i streści dokument, ale nie zamknie procesu. Praca z AI zaczyna się, gdy agent ma uprawnienia, dostęp do CRM, księgowości i skrzynek, przeprowadza sprawę od zgłoszenia po wpis w systemie i zostawia po sobie dziennik. To różnica między doradcą, który mówi, co zrobić, a pełnomocnikiem, który robi i podpisuje się pod wynikiem.
02
Halucynacje to nie wada modeli
Modele zmyślają tam, gdzie operator pozwala im pisać bez źródeł. Agent zbudowany tak, że każda odpowiedź musi mieć dowód, a odpowiedź bez dowodu idzie do człowieka, nie ma gdzie zmyślać. To kwestia warsztatu, nie technologii. Dokładnie tak pracują agenci, których prowadzę w produkcji.
$ ./umow-rozmowe --czas 30min --koszt 0zl
Opowiedz, gdzie Twój zespół traci najwięcej czasu
Trzydzieści minut rozmowy. Wyjdziesz z niej z pierwszymi kandydatami do automatyzacji, niezależnie od tego, czy będziemy pracować razem.
odpowiadam w 24 godziny · NDA na życzenie od pierwszej wiadomości